Centrum Współpracy Międzynarodowej UJ prowadzi centralny rejestr umów międzyinstytucjonalnych zawartych w ramach Programu Erasmus+ (IIA) na podstawie dokumentów przekazywanych przez jednostki.

Negocjując z partnerami zagranicznymi sprawy wyjazdów/wymiany studentów i pracowników należy dążyć do precyzyjnego określenia wszystkich warunków ujętych w umowie.

Zasady zawierania umów międzyinstytucjonalnych:

• Umowy międzyinstytucjonalne zawierane są na wniosek instytucji zagranicznej lub na wniosek jednostki UJ.
• Na poziomie ogólnouczelnianym osobą uprawnioną do zawierania umów międzyinstytucjonalnych jest odpowiedni prorektor lub osoba przez niego upoważniona działająca na podstawie stosownego pełnomocnictwa.
• Na poziomie jednostki UJ osobą uprawnioną do zawierania umów międzyinstytucjonalnych jest kierownik tej jednostki działający na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
• Umowa międzyinstytucjonalna Erasmus+ może być zawarta z uczelnią z kraju programu lub kraju partnerskiego uprawnioną do uczestnictwa w programie Erasmus+.

Przygotowanie i negocjowanie umów międzyinstytucjonalnych dotyczy w szczególności:

1. Uzgodnienia rodzaju mobilności w ramach jednej lub kilku następujących kategorii:

• SMS (Student Mobility – Studies) - wyjazdy studentów/doktorantów na część studiów,
• SMT (Student Mobility for Traineeship) – wyjazdy studentów/doktorantów na praktyki,
• STA (Staff Mobility for Teaching Assignments) - wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych,
• STT (Staff Mobility for Training Assignments) – wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych

1. Zawarcie umowy dla jednej z kategorii nie uprawnia do realizacji wyjazdów w ramach innej.
2. Uzgodnienia warunków wymiany, w tym liczby osób i czasu trwania pobytu w uczelni partnerskiej i w UJ;
3. Uzgodnienia dziedzin akademickich, w których nastąpi wymiana, zgodnie z listą kodów dyscyplin ISCED oraz wymaganego poziomu znajomości języka obcego od uczestników wymiany;
4. Uzgodnienia terminu obowiązywania umowy. 

W ramach Akcji KA 131- HED wyjazdy na część studiów (SMS) oraz wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA) muszą być poprzedzone podpisaniem umów międzyinstytucjonalnych pomiędzy uczelnią wysyłającą i przyjmującą. Wymóg podpisania umowy międzyinstytucjonalnej nie jest obowiązkowy dla kategorii SMT oraz STT.

W ramach Akcji KA 171-HED każdy rodzaj mobilności musi być poprzedzony podpisaniem umów międzyinstytucjonalnych pomiędzy uczelnią wysyłającą i przyjmującą.

Umowy międzyinstytucjonalne w ramach Akcji KA 131-HED Mobilność studentów i pracowników instytucji szkolnictwa wyższego wspierane przez fundusze polityki wewnętrznej zawierane są na poziomie wydziałowym lub instytutowym.

Zakres umów przygotowuje i negocjuje, w konsultacji z kierownikiem jednostki, wydziałowy lub instytutowy koordynator Programu Erasmus+ z koordynatorem Erasmus+ jednostki zagranicznej będącej stroną porozumienia.

Proszę o zwrócenie uwagi, aby:

1. Skrót umowy EWP Summary miał właściwie uzupełnione lata obowiązywania umowy oraz zawierał informację o jednostce wewnętrznej uczelni partnerskiej (wydział, instytut) której dotyczy umowa. Wybór odpowiedniej jednostki UJ w „Warunkach Współpracy” w USOSadm jest również konieczny, by umowa była odpowiednio sklasyfikowana w systemie, a Państwo mieli możliwość wprowadzania zmian w umowie oraz mieli dostęp do umowy w systemie USOSweb. Po uzupełnieniu w umowie „Jednostki” uczelni partnerskiej należy upewnić się, że zarówno „Jednostka” po stronie UJ jak i „Jednostka” po stronie partnerów są uzupełnione dla wszystkich „Warunków współpracy”.
2. Należy pamiętać również o uzupełnieniu rubryki „Dziedzina” w USOSadm. Jeśli ta rubryka nie zostanie uzupełniona, nie będzie możliwe skonfigurowanie oferty pod rekrutację studentów w USOSweb.
3. Mobilności nauczycieli akademickich - 5 dni, w USOSadm należy pamiętać o dopisaniu odpowiedniej ilości godzin dydaktycznych przy tym warunku współpracy (1 osoba – 8h, lub wielokrotność liczby 8 w przypadku większej liczby kadry dydaktycznej).
4. Przy wprowadzaniu zmian w warunkach współpracy w już udostępnionej w EWP lub podpisanej w EWP umowie należy powiadomić partnerów o wprowadzonych zmianach korzystając z przycisku „Akcje” – „Powiadom partnerów o zmianie” w zakładce „EWP” (w USOSadm).
5. Po upewnieniu się, że warunki współpracy wprowadzone w systemie partnerów jak i w USOSadm odpowiadają warunkom uzgodnionym z partnerem, należy uzupełnić dokument „EWP Summary of IIA for Programme Countries”. Skan dokumentu podpisanego tradycyjnie bądź plik pdf dokumentu podpisanego elektronicznie przez Wydziałowego lub Instytutowego koordynatora Erasmus+ oraz Dziekana należy przesłać mailowo do Centrum Współpracy Międzynarodowej. Na podstawie tego dokumentu umowa zostanie podpisana w EWP przez pracownika CWM.
6. W przypadku zmian w obowiązujących umowach lub przedłużania wygasających umów, konieczne jest sporządzenie nowego skrótu EWP Summary wstawiając odpowiedni dopisek przy numerze EAR (Zmiana warunków umowy EAR .../ Przedłużenie umowy EAR... od ... do .../). Jeżeli zmiana dotyczy liczby mobilności w obowiązującej umowie, należy zapisać tę informację w “Uwagach” w zakładce “Szczegóły” w USOSadm.
7. Skrót umowy EWP Summary musi w pełni odpowiadać wszystkim warunkom zapisanym w USOSadm.
8. W związku z obowiązkiem informacyjnym polegającym na dołączaniu klauzul informacyjnych wynikających z RODO do zawieranych umów, przy zawieraniu nowych umów międzyinstytucjonalnych Erasmus+, należy przesłać partnerom klauzulę informacyjną w wiadomości email (wiadomość email z klauzulą informacyjną w załączniku). Ten obowiązek nie dotyczy umów już zawartych. Klauzulę informacyjną Uniwersytetu Jagiellońskiego można ściągnąć pod linkiem.

Centrum Współpracy Międzynarodowej udziela informacji, służy radą i pomocą przy sporządzaniu umowy.

Od roku akademickiego 2022/2023 wyjazdy studentów i pracowników w ramach Programu Erasmus+ realizowane są na podstawie umów międzyinstytucjonalnych podpisanych cyfrowo za pośrednictwem EWP.

INSTRUKCJA zawierania umów Erasmus+ KA 131-HED w EWP za pomocą USOSadm

• Po przesłaniu do CWM skanu albo pliku pdf podpisanego elektronicznie dokumentu "Skrót umowy Erasmus+ KA 131 EWP", status umowy w USOSadm zostanie zmieniony na "EWP - umowa podpisana".
• W wyjątkowych przypadkach można podpisać papierową wersję umowy.

PROCEDURA wprowadzania zmian w podpisanych umowach. 

Wzór umowy międzyinstytucjonalnej w ramach Akcji Mobilność z krajami programu (KA 131) dla umów dotyczących okresu 2023/2024 - 2028/2029.

Fact Sheet UJ 2023/2024

Fact Sheet UJ 2024/2025

Umowy międzyinstytucjonalne w ramach Akcji KA 171-HED Mobilność studentów i pracowników instytucji szkolnictwa wyższego wspierane przez fundusze polityki zewnętrznej zawierane są na poziomie ogólnouczelnianym. Wyboru uczelni partnerskich dokonuje odpowiedni prorektor na podstawie kryteriów wskazanych przez Komisję Europejską, Narodową Agencję Programu Erasmus+ oraz zgodnie z priorytetami umiędzynarodowienia Uniwersytet Jagiellońskiego.

Centrum Współpracy Międzynarodowej wspiera działania związane z inicjowaniem współpracy, odpowiada za podpisanie umów międzyinstytucjonalnych, ich rejestrację w systemach oraz koordynację wymiany na szczeblu ogólnouczelnianym.